Proje Adı: Uyap – Evrak Kaydetme Programı

Proje Amacı: Adalet Bakanlığı İcra Dairelerinin Etkinliğinin Arttırılması Projesi kapsamında Aksaray İli’nde kurulan pilot icra dairelerinden olan Aksaray İcra Dairesi’nde tüm evrakların dijital ortamda saklanması ve evraksız ofis ilkesi uyarınca gelen fiziki evrakın iş yükü ve mevcut personel durumu gözetilerek yapak zeka çağında tarama yoluyla dijitalleştirilen evrakların Uyap ortamına saklanmasına imkan sağlayan bir takım otomasyon elde etme amacıyla hazırlanmıştır.

Proje İçeriği: Bilgisayar ortamında Adalet Bakanlığı bünyesinde kullanılan Fujitsu ve Canon marka besleyicili tarayıcılar üzerinden oluşturulan profiller yardımıyla gelen evraklar kategorilere ayrılarak bilgisayar ortamında klasörlere gruplanmaktadır. İcra Dairelerinde yer alan Dosya Arşiv bürosu personelince Uyap ortamına el yordamıyla aktarılan işbu evraklar birinci faz proje olarak ilgili evrak tipi ve evrak türü seçiminin otomasyon tarafında tamamlanarak ortak iş rollerine aktarılmasına ve fiziki evrakın çalışma ortamından tamamen kaldırılmasına yardımcı olmaktadır.  Bu şekliyle yine Adalet Bakanlığı İcra Dairelerinin Etkinliğinin Arttırılması Projesi kapsamında VPN yazılımları yardımıyla UYAP’a erişim sağlayan personelin mevcut evrakları dijital ortamda ilgili dosyasına yüklemeleri sağlanmaktadır. Bu haliyle gelen evrakların yüksek çözünürlükte, .PDF formatında, renkli ve okunaklı bir şekilde güvenle UYAP veri ambarına gönderilmesi sağlanmaktadır. Bu proje kapsamında yapılan çalışmalarda %90’a kadar ulaşan oranda mevcut personelin iş yükünün azaldığı ve bu kazanılan zamanda başkaca işleri ele almada öncelik kazandığı tespit edilmiştir. Örneklerden;

  • İcra Dairesi’ne gelen evrakların UYAP mevcudunda bulunan tarama uygulamasından çok daha yüksek çözünürlükte ve en önemli detay olarak OKUNAKLI ve RENKLİ olarak dijital evraka ulaşması sağlanmıştır.
  • İlgili evrakların Adalet Bakanlığı yönergelerine uygun bir şekilde ağaç yapı yöntemiyle taranmasını sağlamasında ciddi oranda katkıda bulunması sağlanmıştır.
  • Mevcut personel yönünden birim amirlerince yapılan değerlendirmelerde bir evrakın dijital ortama aktarılması amacıyla tarayıcıdan geçirilmesi ve UYAP “Tarama Merkezi Evrak Kayıt” ekranında benzer evrakların süzülerek ilgili birime gönderilmesi sürecinde ciddi oranda zaman kazanılmasına yönelik kanaatler oldukça baskın görülmüş ve operatör kontrolü olmadan tam otomasyon sistemiyle çalışan yazılım sayesinde %90’a varan seviyede zaman kazanımı elde edilmiştir. Bu zaman kazanımının İcra Daireleri’nin iş yükü ve mevcudiyeti dikkate alındığında ciddi bir karlılık olarak değerlendirilebileceği aşikardır.

Yukarıda belirtilen örneklerin dışında projenin geliştirmelerinin devam etmesi ve projenin ikinci faz aşamasında tam otomasyon sistemine eklenecek ek yazılım yollarıyla evraklar üzerinde bulunan dosya numaralarının yapay zeka ile tespit edilerek UYAP veri ambarında yer alan dosyasına da otomasyon marifetiyle yüklenmesi sağlanacak ve bu sayede personelin tamamıyla boşa çıkması ve kazanılan zamanın diğer iş yüklerini hafifletmek amacıyla kullanılmasına olanak sağlaması hedeflenmektedir.

Cevap ver!